Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы. Где используется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью Журнал пронумерован прошнурован и скреплен печатью

Часто бумаги, которые нужно сдать в архив или в налоговую инспекцию, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. В статье рассказывается, как правильно прошить документы и дается образец заверительной наклейки «Прошито и пронумеровано».

Из статьи вы узнаете:

Единой стандартной инструкции по сшиванию деловых бумаг законодательством не предусмотрено. Однако есть методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года и ГОСТ 51141, который регламентирует правила документов.

Основные принципы сшивания документов

Обложка

Для каждой папки, в которую вы будете подшивать документы, подберите картонную обложку. Обложки бывают трех видов:

Стандартные . Размер - 22,9х32,4 см. В папках с такими обложками хранятся листы стандартного размера А4.
Нестандартные . Размер и пропорции нестандартных обложек зависят от формата подшиваемых деловых бумаг.
Обложки для длительного хранения бумаг . Главная особенность таких обложек - материал, из которого они сделаны. Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет. Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

На обложке напишите следующие сведения:

Наименование компании.
Название структурного подразделения. Например, «Финансовый отдел».
Индекс дела.
Заголовок дела.
Срок хранения.
Номер тома (если томов несколько).
Количество листов дела.
Дата формирования дела.

Как правильно оформить обложку дела , рассказывается в статье «Оформление обложки дела: важна каждая деталь ».

Опись

К каждому делу прикладывается опись. В нее включите следующие сведения:

Заголовок дела.
Дату составления подшивки.
Срок хранения.
Аннотацию. Это краткое описание документов дела и причина, по которой оно передано на хранение.

На заметку! Листы описи не включается в нумерацию.

Существует три варианта хранения описи в деле:

подшить в общую папку;
приклеить к обратной стороне обложки дела;
хранить отдельно.

Как правильно оформить опись дел , рассказывается в статье «Опись дел ».

Нумерация листов

Листы дела нумеруйте арабским цифрами. Как правило, нумерация не вызывает затруднений, но учитывайте ряд нюансов:

Нумеруйте листы, а не страницы . На страницах оставляйте ту нумерацию, которая была. Она может отличаться от создаваемой вами.
Номера листов ставьте в правом верхнем углу . Следите, чтобы номер не касался основного текста.
Приложения к документам нумеруйте в общем порядке , то есть сразу после документа, к которому они прилагаются.
Если в состав дела входят письма, то сначала пронумеруйте конверт, а потом - все листы , входящие в него.
Каждый том нумеруйте отдельно , если в деле несколько томов.
Лист большого формата нумеруйте в правом верхнем углу , потом согните и подшейте под один край.
Составьте опись содержимого , если к листу приклеены другие документы (чеки, квитанции, билеты и др.), а лист нумеруйте в общем порядке, то есть как один лист.
Нумеруйте склейку как один лист , если в деле есть склейки нескольких листов, а в описи укажите, сколько листов содержит склейка.

Способы прошивки документов

Компоненты дела сшивают несколькими способами:

С помощью иглы и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел небольшого объема. Прошивайте в два прокола, а на обороте концы нитки свяжите друг с другом. К узлу приклейте наклейку с заверительной надписью и печатью. О том, как составить заверительную надпись «Прошито и пронумеровано», будет рассказано далее.
С помощью дырокола и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел большого объема. По технологии он аналогичен первому способу, только вместо иглы используют дырокол. Обложку дела при этом не подшивают.
С помощью дрели (шуруповерта) и шнура. Это способ применяйте для формирования дел очень большого объема. Вместо нити используйте веревку или шнур. При таком способе сшивания обложка подшивается к делу.
С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ используют в типографиях.

На заметку! Журнал учета трудовых книжек перед прошивкой опечатайте с помощью пломбы.

Общая схема прошивки документов представлена на рисунке ниже:

Рис. 1. Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Через год после завершения дела его следует сдать в архив организации. В течение определенного срока дело хранится в архиве компании, а потом передается в муниципальный, региональный или государственный архив.

Сроки хранения дел в архиве компании:

75 лет хранятся кадровые документы, похозяйственные книги (это книги, в которых ведется учет личного подсобного хозяйства), записи действий нотариального характера;
20 лет хранятся проекты капитального строительства, патенты, технологическая и конструкторская документация;
15 лет хранится научная ;
5 лет хранятся кинодокументы;
3 года - видео- и фотодокументы.

Оформлением дел для передачи в архив компании занимаются сотрудники отдела ДОУ. Если такого отдела в организации нет, то это делает секретарь.

При подготовке документов для передачи в архив не забудьте внести в дополнительную информацию:

дату составления описи;
номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
должность, фамилию и инициалы лица, составившего опись.

Оформление дела для архива включает в себя несколько последовательных шагов:

Определение состава документов в папке.
Прошивка.
Нумерация листов.
Составление заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» и закрепление ее печатью.
Подготовка итоговой описи дела.

Подробнее о том, как правильно формировать дела , читайте в статье «Оформление дел ».

Как прошить документы для налоговой инспекции

Подготовка и прошивка документации для налоговой инспекции отличается от прошивки документации для сдачи на хранение в архив.

Вывод

Оформление дела для передачи в архив или налоговую инспекцию включает в себя определение состава документов в папке, их прошивку, нумерацию, составление описи и подготовку заверительной надписи «Прошито и пронумеровано». Надпись располагается на оборотной стороне последнего листа в папке и содержит информацию о количестве листов в деле и о сотруднике, который формировал и прошивал дело.

При оформлении папки с налоговой отчетностью приходится прошивать многостраничные документы. Для этого нужно подготовить специальную наклейку. На ней указывается количество листов, данные скрепившего сотрудника, дата и подпись. При наличии печати здесь ставится оттиск. В конце статьи можно прошито пронумеровано и скреплено печатью образцы скачать.

Строгие требования к технике прошивки не предъявляются. Вместе с тем если представители надзорной организации сочтут ее выполнение неправильным, в принятии документов могут отказать.

Прошивка выполняется в несколько этапов:

Нумерация страниц (указывается в верхнем правом углу листа).
Выполнение отверстий - строго вертикально, с левой стороны.
Прошивка. При этом шов не должен быть слишком тугим, чтобы не препятствовать перелистыванию.
Завязывание узла.
Крепление наклейки.

Важно! Наклейка наносится с целью защиты бумаг от утери или подмены.

Когда дело прошнуровано, узел и концы требуется склеивать листком «Прошито и пронумеровано». Края нитей длиной около 5 см обязательно оставляют свободными. После высыхания клея строчки следует заполнить.

Как оформить наклейку

Бланк «Прошито и пронумеровано» представляет собой бумажный прямоугольник, размер приблизительно 4 на 6 см. В строчках указывается количество листов, должность и ФИО составителя. В конце ставится дата подписания и штамп организации.

Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве.

Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов. Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.

Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа.

Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

Как правильно сшивать ниткой документы: правила ГОСТ

Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.

Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

Как сшить документы на уголок: схема

О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок

Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой.

Инструкция:

Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
Подробнее можно увидеть на схеме
После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Такой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Инструкция:

Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

Об этом посмотрите видео.

ВИДЕО: Скрепление документов степлером

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

Необходимо придерживаться правил:

Сшиваются отчеты для налоговой в 5 отверстий
Узел обклеивается папиросной бумагой
Нумерация ставится в правом верхнем углу

ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой

Как сшить дело?

Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил.

Инструкция:

Дела сшиваются в три или четыре отверстия
Для подшивки берется банковский шпагат
Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице

ВИДЕО: Сшиваем дело

Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше. Все делается гораздо проще.

Инструкция:

В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как прошить папку с документами?

Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

ВИДЕО: Подшивка папки с документами

В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Инструкция:

Прошейте нитками в три или четыре отверстия
После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись
В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
Необходим и штамп предприятия или цеха

ВИДЕО: Подшивка для архива

Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов.

ВИДЕО: Сдаем на хранение

Прошнуровано и пронумеровано образец 2019 года для устава и других бухгалтерских ведомостей и регистров – скачать в Ворде doc и распечатать. Далее лента нарезается, наклеивается на клеящий карандаш или канцелярский клей (со специальной ниткой, предохраняющей от вырывания листов), опечатывается, и книга или устав считается опечатанным и законно оформленным.

Скачать образец:

Чтобы из ведомостей или уставов не вырывали лишние листы, не вносили в них изменения, государство придумало очень тупую в 21 веке защиту – прошнуровывать и пронумеровывать документы посредством дырокола, шила и веревки. На веревку потом наклеивается квадратик бумаги с подписями и печатью, и считается, что журнал надежно защищен от правки или удаления листов.

На деле, конечно, никто не мешает наклеить более свежую наклейку, либо просто приклеить бумажку на невысыхающий клей. Либо – на глянцевую поверхность, с которой ее можно с легкостью оторвать.

На современном уровне такие документы должны бы сохраняться только в электронной форме, с невозможностью изменения где-то на государственных серверах. Но поскольку в России до сих пор очень любят бумажные регистры, никуда от этого не денешься. И от этого, порой, приходится пить и нервничать.

Такую наклейку можно распечатать как на обычном принтере, так и на принтере этикеток или, к примеру, на самоклеющемся листе. При большом количестве ведомостей необходимости высокой степени защиты востребован именно последний вариант.

Чтобы избежать правок целесообразно перед распечаткой прописать количество листов (в цифровом и прописном виде). Тогда уже сделать исправления ручкой будет нереально. Для полноты защиты стоит использовать суперклей – его без повреждений оторвать не получится никак.

Прошнуровано и пронумеровано образец 2019 – актуальная версия на текущий год, кстати, размеры самого квадратика нигде не регламентируются, можно сделать хоть весь лист. Но согласно бухгалтерской этике принято использовать прямоугольники 6х4 см.