Как правильно распланировать свой день, чтобы все успеть? Идеальное планирование своего дня с моей точки зрения. Основные ошибки при планировании рабочего дня

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила, как распланировать свой день, чтобы все успевать

Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано . Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
Очень важно слушать свои биологические часы . Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
Очень важно при планировании дня расставить приоритеты . Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат . Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще . Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время . Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

Не тратьте время на просмотр телевизора . Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх . Это пустая трата времени.
Постарайтесь избавиться от вредных привычек . Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность . Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода.
Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов».

Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей.

Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

Высыпаться .
Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
Занятия спортом повышают иммунитет , дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
Придерживайтесь списка дел . Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
Не отвлекайтесь на ненужные вам дела , бесполезное общение. Не делайте работу за других.
При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить . Адекватно оценивайте свое время и силы.
Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте . Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
Оптимизируйте свою работу . Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
Пользуйтесь современной техникой . Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
Всегда поощряйте себя за любой успех . Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
Не стремитесь к идеалу, его не существует . Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
Не накапливайте невыполненные дела . То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

Правило Парето или принцип «80 на 20» . Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Вы сможете успешно распланировать карьеру только в том случае, если будете делать все правильно. Секрет - в регулярной работе над своими планами (по статистике, люди меняют направление своей деятельности несколько раз). Речь не просто о рабочем месте, а о сфере работы в целом. Если вы не будете адаптироваться к условиям жизни и своим предпочтениям, вы не сможете получать удовольствие от работы, и качество вашей жизни существенно снизится. Итак, если вы хотите, чтобы ваша карьера приносила вам удовлетворение и ощущение самореализации, учтите эти советы. Они проверены опытом специалистов.

Старайтесь анализировать свои планы каждый год

Многие люди регулярно стараются проходить диагностику здоровья и посещать стоматолога. Почему бы не относиться серьезнее и к планированию карьеры? Постарайтесь внимательно обдумать свои перспективы, ни на что не отвлекайтесь. Если вы будете регулярно корректировать свои планы, то будете более уверены в своих жизненных решениях. Это поможет вам справиться с ощущением нестабильности повседневной жизни. Выберите определенный момент и каждый год уделяйте время размышлениям о переменах, чтобы не двигаться в ложном направлении.

Наметьте путь, которому будете следовать после того, как определились с планом

Итак, вы решили, к чему вы хотите стремиться. После этого вам нужно обдумать, какие шаги вы хотите предпринять. Необязательно фокусироваться на прошлом, тем не менее учтите и его - подумайте, что может пригодиться вам в будущем. Так вы сможете проанализировать выбранное направление и учесть все нюансы. После этого подумайте, довольны ли вы принятым решением. Можно ли что-то сделать лучше? Что вам хочется изменить? Если вы как следует обдумаете все эти вопросы, ваш карьерный путь станет для вас более ясным. Именно поэтому так важно уделить внимание этому шагу.

Оцените, что вам нравится, что не нравится, подумайте о потребностях и предпочтениях

Перемены - это часть жизни, это совершенно нормально. Меняться могут и ваши предпочтения. То, что вам нравилось два года назад, может теперь вызывать у вас отвращение. Обязательно уделите время тому, чтобы разобраться в себе (и не только с профессиональной точки зрения). Составьте списки того, что вам нравится и не нравится. Потом используйте их, чтобы проанализировать свою работу. Если направление вашей карьеры включает пункты из списка того, что вам нравится, вы все выбрали правильно. Если же многие занятия, связанные с работой, относятся к списку антипатий, вам нужно задуматься о переменах в карьерном направлении. Обязательно проанализируйте, чего ждете от работы, и постарайтесь обеспечить себе получение желаемого.

Проанализируйте свои хобби

При планировании карьеры важно учесть и занятия, которые вы любите в свободное время. Может показаться, что это странная рекомендация, тем не менее хобби могут что-то рассказать о вашем потенциальном пути работы. Люди регулярно превращают свои увлечения в карьеру, так что обдумайте это. Возможно, у вас тоже есть хобби, которое может принести вам профессиональный успех.

Задумайтесь о достижениях в прошлом

Многие люди совершенно не задумываются о том, чтобы вести список профессиональных достижений. Тем не менее это важно - в нужный момент вы сможете проанализировать этот список и понять, куда хочется двигаться дальше. Оцените, что вдохновило вас больше всего, и сделайте все, чтобы у вас была возможность повторить такие успехи.

Определите свои умения

Некоторые люди совершенно не могут представить, что перед ними может быть несколько разных карьерных путей. Для каждой работы требуются определенные навыки, нужно просто проанализировать это и подумать, какие умения у вас есть. Вы наверняка поймете, что можете проявить себя в разных сферах, а не только на одном месте.

Узнайте о трендах на рынке труда

Каждая сфера карьеры может внезапно измениться. Важно следить за положением дел и учитывать тенденции. Это поможет принять меры и адаптироваться к новой ситуации быстрее. Опытные специалисты всегда следят за такими изменениями и действуют соответственно получаемой информации.

Определите, каковы ваши профессиональные цели

Постарайтесь определиться, какие шаги к профессиональному успеху вам необходимы. Сможете ли вы добиться успеха, не достигая конкретных целей? Да. Тем не менее наличие целей помогает ощутить, что вы по-настоящему успешны. Устанавливайте цели на текущий год, следующий и на дальнейшую карьеру. Это задаст вашим действиям определенную структуру, которая может вам серьезно помочь.

Задумайтесь об образовании

Это может показаться клише, тем не менее информация - это действительно ключ к успеху и достижениям. Никогда не упускайте возможности научиться чему-то новому и развиваться профессионально и персонально. Дайте себе время на то, чтобы определить, какие достижения в сфере образования могут быть полезными для вас. Проконсультируйтесь с окружающими, поищите образовательные курсы в Интернете. Это поможет вам понять, что следует делать, и принять необходимые меры.

Оцените возможности профессионального развития

Один из наилучших результатов продуманного планирования карьеры - получение профессионального портфолио, которое не раз пригодится вам в будущем. Где вы видите себя через год? Через пять лет? Важным элементом успешного будущего является стремление к развитию в профессиональном плане. Без него вам трудно будет получать удовольствие от жизни и чувствовать, что вы реализовали свой потенциал в полной мере.

Здравствуйте дорогие читатели блога!

С этой статьи Я начинаю цикл статей о планировании . Ведь все понимают как важно планирование в современном мире. Нет, конечно, можно делать дело наобум, с бухты-барахты так сказать, но Вы потеряете гораздо больше времени, чем потратите на планирование этого дела.

Планирование играет значительную роль в успехе предстоящего мероприятия . Причем независимо от чего Вы хотите получить. Можно, например, качать бицепсы просто так без плана, без логики, когда получиться. Но гораздо больший эффект Вы получите когда изучите рекомендации опытных тренеров, составите себе план занятий на основе результативных методик и будете следовать ему. Результат будет на порядок Выше.

Итак, рассмотрим основные типы планирования, которые в дальнейшем Я буду рассматривать в отдельных статьях.

Распределим планирование на две различные категории:

Хронологическое планирование
Общее планирование

В хорологическое планирование можно отнести:

Теперь поподробнее о каждом их видов хронологического планирования.

Планирование дня, недели, месяца

Планировать день рекомендуется всем без исключения, да мы в принципе все его планируем, просто большинство людей это делает в уме, так сказать, не записывая, не выделяя приоритеты. как планировать день, чтобы ваша результативность росла не по дням, а по часам.

Еще планировать личную работу на день, необходимо в организациях, на этот случай у меня тоже , реально работающая.

Затратив на планирование следующего дня десять минут вечернего времени, Вы обретете четкую цель перед глазами, будете знать какие задачи для Вас наиболее важны, а какие можно перенести на следующие дни недели.

Таким образом, осуществляется плавный переход к планированию недели. Если Вы научитесь правильно распределить свое время по дням недели, расставить задачи по лучшему варианту, то дела начнут обретать перспективу.

А когда Вы видите перспективу дальнейшего развития Вашей мечты, и эта мечта не так уж и далека, то, несомненно, сами захотите составить план на месяц, а то и на несколько.

Планирование дел на месяц — это с одной стороны большая работа, но с другой Вы ведь будете тратить на план всего один вечер в месяц, допустим 20 число каждого месяца. И Вы сможете видеть, когда Вам лучше поехать на отдых, в какие дни наиболее удобны встречи с друзьями.

Планирование мероприятий

Отдельную историю заслуживает . Я их отнес к хронологическому планированию, так как не составив хороший план праздника ничего хорошего не получится, в план необходимо включать все, еду, напитки, музыку, порядок конкурсов, тостов и.д.

А без плана получиться что? Правильно! – банальная пьянка! Хронология в этом виде планирования проявляется в порядке проведения мероприятия.

Теперь можно перейти к планированию общего содержания , Я отнес сюда виды планирования, в которых нет последовательного выполнения задач в определенный временной отрезок.

Планирование дела
Планирование бюджета

Планирование дела

Планирование дела , организация выполнения дела, планирование выполнения задачи, это довольно трудные задачи. Но потратив три часа на планирование задач, Вы получите ясную картину общего выполнения дела.

Посмотрите в качестве примера планирование этого сайта. Было составлено две карты планирования.

Вот посмотрите на план наполнения этого сайта, он выполнен в виде ментальной карты

Планирование статьи

Планы для статей Я тоже выполняю в виде ментальных карт. Затем структурирую разделы статьи, и выставляю их порядок в наиболее удобоваримом отношении. Карту этой статьи Вы видите на первом рисунке.

Планирование бюджета

Планирование бюджета. Очень важное планирование в жизни каждого человека, который стремится к успеху. Без правильного распределения финансов просто невозможно уловить потоки движения денежных средств.

Планирование семейного бюджета, планирование бюджета предприятия, планирование передвижения инвестиций, планирование вложений и покупок – все это можно объединить в финансовое планирование.

Если Вы не умеете контролировать свои доходы и расходы, не можете отличить актив и пассив, значит, Вы не планируете свой бюджет. Планировать распределение и движение денежных средств – вот что нужно научиться на пути к успеху, и финансовой свободе.

Планирование покупок

– это отдельная история, в которой Вы, наверное, увидите себя, когда идете в магазин, и покупаете всякой фигни.

Несете ее в пакетике 20 на 20 сантиметров, и все время думаете: ну как тут могло уместиться 700 рублей? А потом приходите домой и понимаете, что шли в магазин за солью и не купили ее.

Я почти всегда планирую покупки перед походом в магазин, исключение составляют покупки, в которых менее трех пунктов, там и планировать нечего, так все помнишь.

В скором будущем Я напишу статьи о вышеперечисленных видах планирования, и о методах составления планов. Обо всех видах планирования Я буду рассказывать на своем примере. Дабы не пропустить самого важного подписывайтесь на обновления!

И помните! Правильно составленный план – гарантия успешного выполнения и завершения любого начинания!

Всего доброго!!!

PS. Блин реально пол часа сидел смотрел! Я в восторге! Ностальгия пробирает!

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Инструкция

Выполняйте работу не хаотично, а организованно. Сформируйте рабочие блоки и распределите по ним задания, которые вы ставите перед собой на ближайший рабочий день . Задания распределяйте согласно их характеру, сложности, и другим параметрам.

Работая, не прерывайтесь и не отвлекайтесь. Если вы не будете отвлекаться на мелочи, вы выполните то или иное задание гораздо быстрее и качественнее, поэтому приучитесь не коротких перерывов, после которых вам вновь придется вливаться в рабочую атмосферу, что требует времени.

Объедините выполнение сходных по характеру заданий в один общий блок и поставьте перед собой задачу выполнить этот блок целиком, и только после этого сделать небольшой перерыв.

Для того чтобы выполнить блок наиболее важных и ответственных заданий, заранее установите неприемные часы, если вы по работе общаетесь с людьми. Установите определенный период рабочего дня, когда вас никто не должен отвлекать, и с вами никто не должен говорить. На это время двери вашего рабочего кабинета должны быть закрыты, а вы сможете выполнить важную работу в тишине и одиночестве, отключив и интернет.

В случае, когда в работе необходимо проведение переговоров, спланируйте регламент переговоров так, чтобы они были максимально результативными при минимальной энергозатратности. Все аспекты, которые должны быть обсуждены, должны поместиться в час времени – жесткие временные рамки помогут вам избежать длительных бесед ни о чем.

Выполняя работу, устанавливайте приоритеты. Определите, что нужно сделать как можно скорее, а какие задания могут подождать. Невозможно сделать сразу все дела, которые лежат перед вами, поэтому научитесь распределять их по значимости и срочности. Если вы успеете сделать за рабочий день самые важные задания, а прочие оставите , вы не будете испытывать стресс из-за того что день прошел впустую, а осталась несделанной.

Если перед вами лежит слишком объемное задание, которое нельзя выполнить за один раз, разделите его выполнение на этапы и работайте последовательно. Сроки устанавливайте для себя сами, так как только вы можете , какой срок будет оптимален именно для вас.

Самые важные задачи по работе выполняйте рано утром, чтобы с первых минут рабочего дня ощущать себя и уверенным в себе человеком. Кроме того, важно знать, в какие дневные часы вы испытываете подъем работоспособности, а в какие – упадок. Организуйте свой рабочий день в соответствии с этими циклами и на время упадка рабочих сил не занимайтесь слишком серьезными и сложными задачами.

Связанная статья

Если вы никогда не успеваете все сделать вовремя, работаете по ночам и забыли, когда в последний раз отдыхали, то вам необходимо знать несколько правил, которые вернут вас к полноценной жизни.

Инструкция

На день планируйте не более 5, максимум 7 дел. Если вам нужно выполнить много задач, выделите из них самые важные, остальные перенесите на другие дни.

Не планируйте на один день 5 крупных задач. Их должно быть всего две или даже одна. Остальные 3-4 задачи пусть будут мелкими.

Начинайте свой день с выполнения самых сложных задач. Утром вы сделаете их быстрее, а легкие выполните в последнюю очередь.