Система Кайдзен – изменения к лучшему. Кайдзен: японская методика для преодоления лени

Система «Кайдзен» существует в Японии уже много столетий. Это философская система мышления, направленная на постоянное, может быть, почти незаметное совершенствование. Само слово «Кайдзен» переводится как «непрерывное улучшение» (слово состоит из двух иероглифов «кай» – изменение и «дзен» – хорошо). Поговаривают, что именно это философское мышление помогло японской экономике не только оправиться после Второй мировой войны, но и занять лидирующие позиции в мировом бизнесе.

Система «Кайдзен» – учение, философия и стратегия

Система «Кайдзен» учит, что нет ничего постоянного, все течет и изменяется, а постоянные пусть и крохотные шажочки в сторону улучшения лучше, чем рубить с плеча, и уж конечно, лучше, чем вовсе ничего не делать.

Философия «Кайдзен» подразумевает следующие подходы:

выискивать малейшие возможности для изменения к лучшему во всех сферах. Стоит только начать, как получаться будет все лучше, а со временем войдет в привычку;
честно признавать существующие проблемы, потому что если замолчать или не заметить проблему, ее невозможно будет решить, развитие остановится или замедлится;
самодисциплина. Предполагается ежедневный анализ сделанного и возможностей для роста, а также упорное воплощение задуманного в жизнь;
непрерывное обучение, поиск нового – без этого движение и развитие невозможны;
доброжелательность, вежливость и толерантность.

Литература о системе «Кайдзен»

Впервые принципы «Кайдзен» миру открыл японец Масааки Имаи, написав и издав в Англии в 1986 году книгу «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний». В 1997 году вышла вторая книга Масааки: «Гэмба Кайдзэн: Путь к снижению затрат и повышению качества», затрагивающая производственные аспекты (гэмба или гемба – это то место, где непосредственно производится продукт: цех, офис, лаборатория) в системе «Кайдзен». Сам Имаи является основателем консалтинговой компании, много лет работал в области рекрутинга и подбора кадров, в настоящее время он основал институт «Кайдзен», где проводится обучение по системе менеджмента с применением системы и оказывается консультационная помощь предприятиям, практикующим «Кайдзен».

Сейчас существует множество статей и пособий, учебников по системе «Кайдзен», все они написаны на основе книг Масааки Имаи и опыте предприятий, практикующих систему в своей деятельности.

Концепция Кайдзен

Основные идеи системы заключаются в том, что производство должно ориентироваться в первую очередь на потребителя. Увеличение прибыли происходит за счет удовлетворения потребностей и требований клиента.

При этом в системе «Кайдзен» важно признавать, что у предприятия существуют определенные проблемы (по философии «Кайдзен» не существует компании, у которой не было бы проблем) и перестраивать систему сознания работников так, чтобы они не боялись штрафа за ошибки, а стремились работать так, чтобы их не допускать.

Цели Кайдзен

Основная цель системы «Кайдзен» – непрерывное улучшение, непрерывный процесс совершенствования. Достигают этого при помощи реализации таких целей:

повышение производительности;
улучшение качества продукта;
улучшение логистики;
сокращение пустых трат;
сокращение запасов;
повышение готовности производственных средств;
мотивация участников;
сплочение команды;
повышение ответственности сотрудников;
корпоративный стиль управления;
сглаживание иерархии;
непрерывное повышение квалификации сотрудников на всех уровнях.

Стратегия Кайдзен

Следует понимать, что система «Кайдзен» направлена на мышление, ориентированное на процесс, а не на результат. Система в первую очередь работает с мышлением. В процесс должны быть вовлечены все: от менеджеров старшего звена до рядовых сотрудников и разнорабочих.

Стратегия «Кайдзен» направлена на долгосрочную перспективу, а не на сиюминутную выгоду. Система предусматривает внимательность к процессу и своевременное устранение непродуктивных потерь, неоправданных затрат материалов, времени и усилий.

Методика Кайдзен

Действия системы «Кайдзен» по непрерывному улучшению направлены в основном на устранение проблем, возникающих в процессе производства. Согласно системе, руководитель должен проводить большую часть своего времени не в кабинете, а на производстве (гембе), потому что именно там происходит основной процесс и нужно разбираться в его тонкостях, чтобы принимать верные решения.

Существует несколько приемов (методик), использование которых на производстве способно повысить продуктивность.

Правило одной минуты

Суть в том, чтобы ежедневно в одно и то же время уделять какому-нибудь занятию одну минуту. С одной стороны, за минуту, казалось бы, не много-то и успеешь, но ведь за шестьдесят секунд вполне можно выполнить гимнастику для глаз, заварить чай, рассортировать документы, выучить новое слово на иностранном языке и еще множество самых разных мелочей. С другой стороны, одна минута – это очень мало и поэтому любой человек может позволить себе такую трату временного ресурса.

Такой ежедневный маленький шажок придает уверенность в своих силах, дарит ощущение успеха, освобождает от чувства беспомощности. Выполнение «одноминутного» дела делает переход к выполнению того же дела по полчаса незаметным и безболезненным. Темп наращивается постепенно: пять минут, десять и вот уже полчаса.

Пять «почему»

При возникновении какой-либо проблемы или неполадки нужно задать вопрос «Почему это произошло?» пять раз. Результаты могут быть поразительными. Например, если сломалась какая-нибудь деталь и из-за этого остановился станок, очевидным ответом на вопрос «Почему остановился станок?» будет «Из-за поломки детали», а решением по устранению – ремонт или замена детали. Но второй и третий ответы на тот же вопрос вполне могут выявить некачественную партию деталей, закупленную из-за их низкой цены, и в итоге привести к пересмотру принципов работы отдела снабжения.

Пять шагов

Этот Кайдзен предусматривает соблюдение пяти правил (шагов):

упорядочивать незавершенное производство, ненужное оборудование и лишние инструменты, изделия с браком, бумаги и документы;
держать вещи в порядке (своевременно чинить оборудование, заменять испорченные инструменты, держать их на одном и том же месте и т.п.);
держать в чистоте рабочее место;
самому быть аккуратным и чистоплотным;
соблюдать правила работы и технику безопасности на производстве.

Основные принципы системы Кайдзен

Рассмотрим основные принципы системы Кайдзен.

Главный «Менеджмент»

Чтобы система «Кайдзен» работала, она должна начинаться и поддерживаться руководством предприятия. Поэтому первый и главный принцип системы: менеджмент.

Заключается он в том высшее звено должно постоянно поддерживать и улучшать результат деятельности предприятия. Внимание должно уделяться людям, коммуникации, командной работе, моральным принципам, дисциплине.

Процесс, а не результат

Выше уже неоднократно упоминалось, что система «Кайдзен» ориентирована на процесс, а не результат. Соответственно, на это же и должно быть ориентировано мышление сотрудников на всех уровнях производства, а все ошибки, неполадки и сбои в процессе должны немедленно устраняться.

Цикл «планируй-делай-проверяй-воздействуй»

Для эффективного внедрения системы на предприятии, первым шагом должно стать внедрение следующего цикла для работников:

установление целей для совершенствования («планируй»);
реализация плана («делай»);
контроль за процессом реализации и анализ результата: произошло ли планируемое улучшение, не было ли сбоев в процессе («проверяй»);
создание и стандартизация новых процедур, направленных на новое улучшение или устранение проблем («воздействуй»).

Если речь идет о новом процессе, то первое действие в цикле рекомендуют менять на «стандартизируй» и каждый раз при обнаружении сбоя задавать вопрос, случилось ли это потому что не было стандарта, потому что ему не следовали или потому что стандарт плохо соответствовал действительности.

Роль качества

В системе «Кайдзен» качество является приоритетом. Поэтому для его достижения не должно быть никаких компромиссов, даже если соблюдение принципа качества ведет к, например, невозможности экономии на затратах на производство.

Сбор сведений

Поскольку система ориентирована на решение проблем, сбор данных и проговаривание существующих неполадок очень важны. Владение всей информацией и данными поможет принять правильное решение.

Потребитель в Кайдзен

«Кайдзен» рассматривает производство как схему: поставщик – потребитель. То есть на каждом этапе производства, пока продукт не будет полностью готов и не поступит в продажу, каждый работник может являться одновременно и поставщиком и потребителем. Например, в процессе выпечки хлеба мельник выступает поставщиком, тестомес, получающий муку – потребителем. Пекарь, который получает тесто, в свою очередь становится потребителем, а тестомес – уже поставщиком. Передавая готовый хлеб реализатору или посреднику, поставщиком становится пекарь и так далее.

Поэтому ответственность за качество должна быть у каждого поставщика и потребителя, только так возможно избежать брака.

Кайдзен-костинг

Система «Кайдзен» в целом предусматривает постоянное улучшение при помощи только внутренних ресурсов предприятия. При этом система реализуется на всех уровнях, в том числе и на финансовом. Чтобы обеспечить определенную себестоимость продукта и снизить затраты на его производство до желаемого уровня, используют систему «Кайдзен-костинг».

Использование такого подхода в производстве позволяет не только сэкономить, но и повысить окупаемость производства в целом, а также остановить убыточную деятельность.

Японская компания Toyota использует Кайдзен-костинг уже более шестидесяти лет и успешно развивается.

Как это работает? Предположим, на производство одной единицы продукта на предприятии тратится определенная сумма. К запланированному числу ее хотят уменьшить до определенной цифры. Помимо проведения бюджетного анализа (выполнение бюджета, причины отклонения от плана, решения по устранению отклонений) применяется двухуровневая система кайдзен-костинг:

непрерывное уменьшение разрыва между заданной и реальной суммой затрат;
совершенствование процесса производства, в случае если достигнуть запланированной суммы не получается.

Конечно же, для того, чтобы принцип сработал, нужно взаимодействие всех структур предприятия. Запланированная сумма разбивается на все отделы (структуры) и каждому устанавливается цифра, которую нужно достигнуть. Подобное планирование не затрагивает только отделы закупок и проектные, потому что их деятельность очень сильно зависит от внешних факторов и ценовой политики поставщиков.

Для успешной реализации системы Кайдзен-костинг на предприятии создается комитет по Кайдзен-затратам (сумма на производство одной единицы товара), который отчитывается непосредственно руководству и готовит программу по снижению затрат на всех уровнях предприятия с учетом суммы, которой нужно достигнуть, и сроков, в которые нужно реализовать программу. Комитет контролирует процесс производства, разработки и закупки сырья. Комитет же предлагает пути решения, если предложенные методы по снижению затрат не приносят желаемого результата.

Иногда у нас даже хватает рвения, чтобы начать. Но после небольших усилий мы говорим себе, что сделали достаточно и пора сбавить обороты на пути к новой жизни.

Почему так происходит? Ответ очевиден: потому что мы стараемся добиться слишком многого слишком быстро; потому что нас утомляет новая ответственность; потому что трудно изменить старые привычки и попробовать что-то новое.

Философия кайдзен, или принцип одной минуты

В японской культуре существует практика кайдзен, которая фокусируется на непрерывном самосовершенствовании и включает в себя «принцип одной минуты». В основе этого метода лежит очень простая идея: человек должен что-то делать по одной минуте каждый день в одно и то же время. Понятно, что даже самый ленивый человек сможет справиться с задачей, когда достаточно одной минуты усилий. Если вы часто находите повод, чтобы отложить дела, на выполнение которых требуется от получаса и больше, то всего 60 секунд вы точно найдёте.

Задачи могут стоять разные: отжимания, чтение книги, изучение иностранного языка. За одну минуту у вас не успеет возникнуть неприятных ощущений, связанных с деятельностью. Минутное занятие принесёт лишь радость и удовлетворение . Начав с одного маленького шага, вы станете на путь самосовершенствования и достигнете больших результатов.

Важно, что при такой методике вы обретёте веру в собственные силы и освободитесь от чувства вины и беспомощности. Вы ощутите победу и успех, что поможет вам двигаться вперёд, постепенно увеличивая количество времени, которое вы затрачиваете на занятие : сначала до пяти минут, затем до получаса, а затем ещё дольше. Таким образом, «принцип одной минуты» приведёт вас к неоспоримому прогрессу.

Практика кайдзен зародилась в Японии. Само слово означает «непрерывное совершенствование» (состоит из двух корней: «кай» - перемена, «дзен» - мудрость). Концепцию основал Масааки Имаи . Он считает, что она с одинаковым успехом применима и в бизнесе, и в личной жизни.

На первый взгляд эта практика может показаться сомнительной и неэффективной. Особенно скептически её воспринимают люди, выросшие в западной культуре и убеждённые в том, что существенных результатов можно достичь, лишь приложив огромные усилия. Но замысловатые и сложные программы самосовершенствования, которые требуют от человека больших энергозатрат, могут просто исчерпать силы и не привести к видимым результатам. А практика кайдзен доступна каждому человеку и принесёт прогресс практически в любой сфере жизни . Например, в Японии её часто применяют для улучшения методов управления.

Всё, что вам нужно сделать, это определить, чего именно вы хотите достичь.

«На следующей неделе точно пойду в спортзал, буду заниматься, а еще запишусь на массаж и покачаю пресс» — наверно каждый хотя бы раз в жизни давал себе такие обещания. Мы ставим себе цели, потом не достигаем их, стараемся убедить себя тем, что все будет в следующем месяце, но повторяем свои же ошибки снова. А вы не задумывались что все это происходит, потому что мы строим слишком много планов, и они будто горой навалившись, потом рушат даже самую малость?

Мы можем записаться в тренажерный зал, пройти всего несколько занятий, а потом просто бросить все. А не по тому ли это происходит что у нас просто не выработалась привычка? Это все нагрузка, навалившееся новое дело, неусидчивость и много других факторов.

Принцип одной минуты в методике Кайдзен

Есть методика, созданная в Японии и называется она «Кайдзен», и как раз она рассказывает о принципе работы всего 60 секунд. Главная задача в такой методике, заниматься чем-то ровно минуту. Но вот делать это придется каждый день, без исключений в одно и тоже время. Одна минута – совсем мало, а значит не сложно выполнять такое простейшее задание каждый день. Лень даже не успеет появиться за это время. Все те задачи, на которые вам не хотелось тратить пол часа, или больше, вы сможете выполнять за минуту, не придумывая больше ни каких отговорок для самого себя.

Прыгать на скакалке, покачать пресс, заняться музыкой или йогой, почитать книгу изучая иностранный язык – это все одна минута и не больше. Каждый раз занятие будет приносить все больше удовольствия. Ну а вы, делая маленькие шаги, будете медленно, но уверенно идти к своей цели, совершенно не напрягая себя.

Огромное значение имеет то, что в такой момент, даже за одну минуту человек побеждает неуверенность в себе, может собраться с силами и сделать то чего ранее не мог или не хотел. Такие занятия больше не покажутся трудными, а напротив, будут приносить удовлетворение. Как только успех будет ощутим, вы можете увеличить занятия с одной минуты до пяти, затем еще добавьте времени. Затем занятия будут проходить по пол часа!

Происхождение

Данная методика конечно родом из Японии. Кайдзен – слово составное, и имеет в себе два других слова. «кай» в переводе звучит как «перемена», а «Дзен» — это мудрость. Масааки Имаи – человек который впервые решил ввести данную концепцию в люди. По его мнению, данная методика может быть приравнена к настоящей японской философии. Она может применяться и в личной жизни и в бизнесе.

Западная культура имеет немного другие преставления об успешности. Именно поэтому людям не японской культуры сложно понять принцип работы методики. В то время как к примеру европейцы, считают, что успеха можно добиться только с большими усилиями. Но все же, данная методика уверяет что масштабные программы с жестким режимом, может сломить человека, и тогда он не сможет продолжить свой путь. А данный принцип может быть применен в самых разных случаях. Японцы часто используют методику «кайдзен» в сфере менеджмента.

Вы просто должны определиться со своими потребностями и использовать данную методику на практике.

Кайдзен или кайдзэн – японская философия, направленное на то что бы улучшать непрерывно какую-то жизненную цель. Это может быть бизнес, спорт или другие аспекты жизни.

Кайдзен в бизнесе

«Кайдзен» в бизнесе – совершенствование процесса, начиная от производства заканчивая руководителями и работниками. Такая методика позволяет улучшить стандартизирование процессов работы и производства без потерь.

Такая методика была впервые применена после Второй мировой, в ряде японских компаний. Кстати известная марка «Toyota» не является исключением. С тех пор прошло много времени, а методика стала популярна не только на территории Японии, но и во всем мире. Ну а сам термин, приобрел широкую популярность после написания автором методики книги.

Книга

Впервые книга «Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success» вышла в 1986 году. Данный термин стал ключевым и основным в менеджменте. New Shorter Oxford English Dictionary – издание в котором концепция появилась в 1993 году, в качестве непрерывного совершенствования процесса методик работы. Также повышалась личная эффективность, что послужило сделать кайдзен философией ведения бизнеса.

Как мы говорили выше «Кайдзен» — это непрерывное совершенствование. Для того чтобы методика стала работающей, в ее процесс вовлекаются все, от высшего руководства до рабочего класса. При чем такой метод не требует каких-то особенных затрат. Данная философия пытается дать понятие того, что жизнь человека, не важно в работе или в личных каких-то аспектах, требует непрерывного совершенствования.

В результате данная методика стала чем-то сравнимым с целой наукой, что позволило управлять программами и инновационными проектами — P2M.

Хвост Феи против Ван Пис 1.0 / Fairy Tail Vs One Piece 1.0

Японцы всегда последовательны. У них считается почетным довести дело до совершенства. Даже если ты дворник, не жалуйся на судьбу, а шлифуй свои навыки. Японцы не меняют места работы в поисках идеального, они могут воплотить свои мечты в реальность где угодно. Всё дело в подходе. И он называется кайдзен.

Почему бы не поучиться у японцев и не попробовать их метод управления? Мы адаптировали информацию так, чтобы вы могли применить знания и за пределами офиса.

Анализируйте свою деятельность, внося изменения в процесс. Таким образом вы будете постоянно улучшать методы своей работы. Это верный путь, потому что цель кайдзен - постоянное совершенствование.

Жизнь

Принцип кайдзен подходит для любой сферы. Например, вы хотите начать вести здоровый образ жизни.

1. Аккуратность

Выделите полчаса, когда вас ничто не будет отвлекать. Сядьте, поделите листочек на две части и запишите в одну колонку всё, что вам мешает, а во вторую то, что помогает.

2. Порядок

Составьте , в которое включите всё полезное: прогулка в обед, скандинавская ходьба в парке, езда на велосипеде. Также вы можете просто сделать список тех вещей, которым вы должны уделить внимание. Например, сформируйте график отказа от вредной пищи и включения в рацион полезных продуктов. Делать это нужно постепенно, иначе организм взбунтуется, требуя дозу простых углеводов, к которой он привык.

3. Чистота

Поддерживать чистоту очень важно, какие бы цели вы ни ставили перед собой. В захламленном помещении человек теряет нужный настрой. К тому же уборку можно превратить в подготовительный этап физической нагрузки. Или сделайте из неё медитативный процесс, когда нужно сосредоточиться исключительно на физических действиях и полностью очистить голову от мыслей.

4. Стандартизирование

А теперь пришло время превратить все изменения в систему. Просто придерживайтесь графика, и он станет основой вашего образа жизни.

5. Дисциплина

Следите за собой и избавляйтесь от тяги к старым привычкам. Поначалу дается нелегко: вокруг столько соблазнов, что удержаться трудно. Совершенствуйтесь, находя новые способы сделать свою реальность лучше.

Внедрение в менеджмент любой организации системы Кайдзен означает отказ от имеющихся принципов работы и отношения к сотрудникам, направленность на устранение существующих проблем (согласно методике, без них нет ни одной компании), долгосрочное, почти незаметное, совершенствование всего механизма предприятия по крупицам. Начинается такое изменение с «верхушки», когда деятельность по улучшению бизнеса провозглашается целесообразной, а сама концепция фиксируется в документах.

Яркий пример успешного применения техники Кайдзен – крупнейшая японская корпорация Toyota. В ней эта философия была внедрена после Второй Мировой войны и действует до сих пор. Практика улучшения не только помогла компании удержаться на рынке, но и сделала ее ведущим автопроизводителем мира. Примеру Toyota последовало множество других предприятий, чей успех трудно недооценить: Canon, Honda, Komatsu, Matsushita и прочие великие компании.

Главная цель методики – достучаться до всех умов, участвующих в процессе производства и реализации. Каждый сотрудник должен понимать, что совершенствование его собственной работы – это необходимо и значимо для всего предприятия, и совершенствоваться нужно непрерывно и ежедневно. В Кайдзен существует даже «принцип минуты», когда человек каждый день отводит на определенное дело ровно одну минуту. Это может быть уход за рабочим местом, заучивание нового иностранного слова, контроль данных.

Принципы методики

Основной принцип методики Кайдзен – ежедневное совершенствование всех направлений деятельности и непрерывный процесс саморазвития, но можно выделить ряд ее вспомогательных принципов:

Главное – удовлетворить потребности клиента. Японский подход предполагает отказ от спонтанного производства и больших запасов материалов и готовой продукции, цель – произвести то, что нужно потребителю, не больше.
Проблемы надо признавать и решать. Причем их не стоит выносить на всеобщее обсуждение, организуя собрания и мозговые штурмы непосредственно с работниками производственных цехов.
Начальник должен быть в гембе (так в методике Кайдзен обозначается место, где производится продукция или отпускаются услуги: цеха, стойки администраторов, зал в ресторане) чаще, чем в своем кабинете. Вникая в суть работы и контролируя ее, проще искать пути совершенствования.
Информация о компании должна быть открытой. Нерациональна психологическая пропасть между руководящим составом и подчиненными. Сотрудники чувствуют большую ответственность за работу в компании, о которой знают все.
Качество в приоритете. Если ради него нужно жертвовать штатными единицами или дополнительными средствами, выбирается такой путь.
Стандартизация высоких результатов. Ее сущность в том, что улучшенные показатели работы должны становится нормой для каждого.
Мотивация на результат. Непременное условие стимулирования нового мышления персонала – это достойное вознаграждение за идею или качественное предложение по улучшению производства.

Можно выделить еще несколько десятков тезисов, присущих методике Кайдзен и характеризующих ее основные задачи. Это философия бизнеса, идейный стержень компании, направленный не на сиюминутный успех, а на постоянный рост в результате работы над собой каждого сотрудника.

Кайдзен – это философия бизнеса, направленная не на сиюминутный успех, а на постоянный рост в результате работы над собой каждого сотрудника.

Отличие японской методики от традиционного подхода

В России технология Кайдзен еще не прижилась в полном объеме. Виной тому постоянно меняющиеся условия жизни, русский менталитет, высокие издержки на производство и низкое качество продукции, не соответствующее мировым стандартам. Эксперты считают, что опыт японских гуру бизнеса нашей стране крайне необходим. Постепенно крупные российские компании, среди которых можно выделить ГАЗ, РУСАЛ, КамАЗ, встают на путь совершенствования бизнеса с помощью японской методики.

Рассмотрим, насколько принципиально отличается техника Кайдзен от традиционного в России подхода к ведению бизнеса:

Следует не побеждать конкурентов, а завоевывать своих потребителей.
Ориентироваться нужно не на конечный результат, а на сам процесс, который и определяет результат.
Нет нужды искать виновного в возникновении какой-то проблемы. Куда важнее найти причину и ликвидировать ее (неисправность станка, низкое качество материала, несоответствие температуры нормам).
Непрерывное изменение менее затратно и более эффективно, чем разовые капиталовложения в новаторское оборудование и технологии. Японцы считают, что постоянный внутренний рост в совокупности с технологическими «прыжками» могут сделать компанию оптимально успешной.
Производственная структура и отдел продаж – это единое целое, а не два полярных сегмента бизнеса.
Руководители не являются начальниками в полном смысле, а выступают в роли тренеров и союзников для низших звеньев. Они должны обладать широким спектром знаний и навыков.
Сотрудники являются основным активом, а не одной из статей затрат.
Вопросы решаются на производстве, а не за столом переговоров.
Обучение персонала необходимо не ради новой квалификации и повышения оплаты труда, а ради возможности показать высокий результат и улучшить производительность всей компании.

Для большинства предпринимателей смена принципов работы может показаться непосильным грузом и лишней проблемой. Согласно методике Кайдзен, проблемы – это благодать, и совершенствование без них невозможно. Опираясь на опыт серьезных корпораций, успешно применяющих японскую философию в системе управления кадрами и становлении производства, можно резюмировать данную статью народной пословицей: «Тише едешь – дальше будешь».